Qu'est-ce que la gestion des ressources numériques?

La gestion des ressources numériques (GRN) offre aux PME une solution efficace pour stocker, organiser et partager des contenus numériques. Rapide à déployer et facile à utiliser, un stockage numérique centralisé fournit aux employés, sous-traitants et à tout autre acteur clé un accès contrôlé aux ressources numériques, notamment des factures, des images, des fichiers créatifs, de la vidéo, de l'audio, des présentations, etc. En centralisant tous vos contenus en un seul endroit, tous les membres de l'organisation savent où trouver leur contenu.

 

Quels sont les avantages des services de GRN?

Un logiciel de gestion des ressources numériques en ligne (ou bien, en Cloud) fournit un accès en tout temps et en tout lieu à l'ensemble de votre contenu numérique. Bénéficiez d'un accès sécurisé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à toutes vos données depuis n'importe quel appareil, que vous soyez à votre bureau, chez vous ou dans un café à l'autre bout du monde (préférable à la plage).

Les entreprises sont aujourd'hui plus mobiles que jamais. Une GRN en ligne fournit exactement ce dont vous avez besoin pour gérer, accéder, partager et suivre facilement tous vos actifs numériques. La gestion des ressources numériques basée en ligne présente d’énormes avantages: mise en œuvre facile, adoption rapide, intégrations optimales, expérience utilisateur intuitive et, surtout, sécurité de vos données. Un tel outil peut trouver un fichier, ça dernière date de modification, la personne ayant effectué la modification et même peut revenir vers une version précédente. Si vous rajoutez sur ça un coffre-fort chiffré, vous allez avoir presque tout dont vous pouvez avoir besoin.

gestion des ressources numériques-team

 

Que fait réellement la gestion des ressources numériques?

  • Organisation simple et directe
  • Partage de fichiers et accès à tout moment et en tout lieu
  • Organisez les ressources numériques selon des différentes équipes avec des différents droit d’accès
  • Créez, collaborez et partagez le contenu de l'entreprise d'un endroit
  • Trouvez des fichiers rapidement
  • Gérez votre marque correctement

Pour aller vers notre proposition – RDV à la fin de l’article.

 

B! L’image de marque – mais c’est facile !

L'image de marque n'est pas une tâche facile. Les entreprises et leurs services de marketing dépensent beaucoup d’argent, de temps et d’efforts pour trouver la bonne image de marque qui leur donnera un avantage concurrentiel et amènera les clients à leurs produits. Ils doivent se démarquer pour pouvoir le faire et avoir une URL et des ressources personnalisées est un moyen de le faire. Le bon logo, un acronyme, une devise de la société sont des choses qui restent avec les gens après l’utilisation d’un produit et qui les feront revenir. Ce sont des choses qui distinguent une marque du reste du stock.

 

Maintenant – direct au point : qui peut proposer une gestion des ressources numériques au prix adéquat avec usage pour l’intégralité de l’entreprise ?

 

Les Solutions « classiques »

Nous avons vu plusieurs solutions proposées comme GRN en ligne et nous avons remarqué quelque chose assez bizarre – une grande partie s’occupe uniquement du dernier point de notre liste – l’image de la marque. Tout se tourne autour le mot « image », car c’est prévu pour utilisation uniquement des services Marketing et Creative / Design. Si on parle de ressources numériques, nous considérons que chaque fichier sur l’ordinateur est numérique (car ce n’est pas sur papier), comme par exemple les fichiers Excel, Word, PDF, Power Point etc. Quand même, si on parle uniquement de gestion des images, parmi le plus utilises sont :

  • Frontify, (29 $ / mois; 5 utilisateurs; 250 Mo de stockage ou 49 $ / mois; 15 utilisateurs; 1 Go de stockage ou 199 $ / mois; 30 utilisateurs; 10 Go de stockage)
  • Central de Marca (20 $ / mois ; 2 utilisateurs ; 2 Go de stockage, accès universel avec mot de passe ; livre de marque avec l'éditeur glisser-déposer
  • Chorus (Seulement $ 6960 par an, entièrement hébergé avec 1 To de stockage)

Nous remarquons deux choses – manque de stockage et prix élevé par utilisateur. Et ça uniquement pour gestion d’images ?! Est-ce que les solutions de stockage en ligne peuvent servir à gérer les ressources numériques pour l’intégralité de l’entreprise ?

Pour aller vers notre proposition – RDV à la fin de l’article.

 

Les solutions de stockage en ligne

Avant l’ère de « cloud computing », les individus stockaient leurs données personnelles et professionnelles sur des disques durs et des cartes mémoire. Toutefois, les ordinateurs et les téléphones mobiles peuvent être facilement endommagés ou perdus et peuvent nécessiter une proximité physique de l'appareil pour pouvoir accéder aux données stockées. Les entreprises ont stocké leurs données sur des serveurs de grande taille hébergés dans des centres de données dédiés. Ces données ne sont accessibles qu'aux utilisateurs qui se connectent au réseau de l'entreprise et peuvent ne pas être accessibles via Internet ou lorsque l'utilisateur est en déplacement.

Donc maintenant des milliers d’entreprises se tournent vers les solutions de stockage en ligne pour gérer leurs données.

 

Sur le marché il y a plusieurs fournisseurs de service de stockage en ligne. Mais sont-ils capables de proposer aux PME une gestion des ressources numériques au prix raisonnable ?

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Tout d’abord – qui offre une solution Business ?

  • Microsoft OneDrive for Business : Les prix sont de 4,20 € HT/ utilisateur/mois jusqu’à 10,50 € HT/ u/mois. Le stockage par utilisateur commence à 1 To.
  • Dropbox Business : de 15 $US /utilisateur /mois (Standard) jusqu’à 25 $US /utilisateur /mois (en mode « Advanced », ils ont aussi le mode « entreprise » dont le prix est sur demande et surement plus haut qu’Advanced ». La première offre est de 3 To pour tous les utilisateurs.
  • SpiderOak Entreprise : 2 To sont coutent 14 $US/mois mais pour usage personnel. Les prix pour Business sont à partir de 500 utilisateurs (Ce n’est pas une erreur – 500 minimum. Donc, ce n’est pas pour les PME).
  • pCloud for Business : 9.99 $US /utilisateur / mois. Chaque utilisateur obtient 1 To + pCloud Crypto. A partir de 5 utilisateurs.

 

Pour les prix c’est plus ou moins au même tarif, légère avantage de Microsoft, des prix surprenants de la part de Dropbox (vu leur part du marché) et des prix raisonnables de pCloud. Nous allons exclure ici SpiderOak car c’est évident que ce n’est pas conçu pour les PME.

 

Voyons si pCloud, notre champion de stockage en ligne pour l’usage personnel peut bien entrer en service des PME pour la gestion leurs ressources numériques.

La proposition de pCloud, le champion de stockage en ligne pour l’usage personnel.

Accès sur tous les appareils : Pour se différencier des autres concurrents, pCloud propose un accès sur tous les majeurs systèmes opérationnels du marché – Windows, macOS, Linux, iOS et Android. Nous avons remarqué que certains de concurrents évitent macOS et il n’y a personne qui développe pour Linux

La gestion d'équipes :  avec pCloud vous pouvez organiser vos employés en équipes et définir des autorisations de groupe ou attribuer des niveaux d'accès individuels, le cas échéant.

Partage de dossiers : vous pouvez optimiser le flux de travail de vos équipes avec des dossiers partagés organisés pour contrôler l'accès aux données à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise.

Commentaires : Un vrai plus – vous pouvez commenter des fichiers pour faciliter la collaboration entre utilisateurs et évitez d’utiliser des plateformes de discussion non sécurisées.

Suivi d’activité : Toutes les activités de votre compte sont enregistrées dans des journaux détaillés. Vous pouvez accéder à toutes les versions précédentes de vos fichiers.

La recherche de fichiers :  La gestion des ressources numériques doit aider les utilisateurs à investir plus de temps à travailler avec leurs ressources numériques qu'à les rechercher. Une bonne solution de GRM devrait permettre à l’utilisateur de trouver le bon fichier en quelques secondes. Chez pCloud on trouve la recherche textuelle de fichiers super rapide et pratique.

Versionnage de fichiers : Une modification incorrecte? pCloud peut trouver toutes les versions de chaque fichier, jusqu’à 365 jours dans le passé. Les fichiers sont organisés sur 5 serveurs à part et chaque serveur fait des copies de chaque version – vous ne pouvez rien perdre.  En plus, l’administrateur peut avoir un suivi de toutes les activités du compte dans des journaux détaillés.

Sécurité : Quand on parle de serveurs, c’est juste une partie de la sécurité. La connexion est avec une authentification en deux étapes, vous pouvez utiliser aussi le service de Google Authentificator. Le vrai plus, que personne de concurrents ne fournit – pCloud Crypto, le coffre-fort numérique. Chaque des utilisateurs peut avoir un coffre-fort dont personne (à part lui-même) ne peut accéder. C’est une option inclut dans le forfait.

L’image de marque : Encore une fonctionnalité que n’est pas proposée par personne d’autre (jusqu’à la date d’article actuel). pCloud avait entre dans le jeu de la gestion des ressources numériques avec cette dernière fonctionnalité qu’ils ont sorti de leur chapeau. Quand on parle de partage de fichiers et dossiers, il est super important de présenter notre marque à nos clients. Un logo, un acronyme, une devise de la société sont toujours une bonne présentation et c’est ce que pCloud vous propose – les liens de téléchargement que vous envoyez à vos clients, fournisseurs, collaborateurs d’extérieur, peuvent dès maintenant êtres personnalises avec image et texte. Nous avons vu que Forbes avait également remarqué ça !

 

Conclusion ( Enfin !!!)

Pour la bonne gestion de ressources numériques il vous faut :

  1. Un stockage suffisant
  2. Avec des fonctionnalités vous permettant la gestion, le suivi et la personnalisation de votre marque
  3. Au prix raisonnable

Pour les faits que nous avons développés, nous considérons que pCloud for Business peut bien gérer les choses pour vous et votre PME

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